Sabemos que se dedicar a profissão de síndico não é fácil, ele ou ela está o tempo todo servindo as pessoas, busca alternativas para que a convivência seja positiva e que tudo caminhe nos eixos, mas nem sempre é exatamente assim que acontece, e o síndico precisa saber lidar com todas as situações que aparecem, por isso precisa estabelecer formas de comunicação que o ajude com os condôminos, ao mesmo tempo que transforme o seu dia a dia em algo mais produtivo e prático.
Seja para síndicos experientes que já estão na profissão há anos, mas uma vez ou outra encontram certas dificuldades na comunicação, seja para aqueles que estão iniciando agora e não sabem muito bem por onde começar, trouxemos nesse artigo, que fará parte de uma série especial para o síndico, alguns exemplos de opções de comunicação junto aos condôminos, de forma que ajude no seu dia a dia.
Então se você tem dúvidas sobre como estabelecer a comunicação com todos, continue lendo esse artigo e vamos estabelecer pontos importantes.
Comece separando o que é urgente do que não é
Você pode estar começando no cargo agora e procurando formas de transformar a comunicação em algo mais organizado ou o antigo síndico acostumou os condôminos de uma forma diferente da que você quer trabalhar agora, independente da situação, o mais importante agora é começar estabelecendo tudo o que é urgente do que não é, e trazer essa informação de forma clara a todos.
Aquelas informações que são urgentes, o síndico pode organizar com os moradores uma forma mais útil para o contato, aquelas que forem menos urgentes, uma outra forma.
Essa divisão ajuda na sua organização para o dia a dia, principalmente a estabelecer dias e horários, prazos e atendimentos para concluir todas as demandas que forem surgindo.
Além dessa organização, esse desenvolvimento ajudará os condôminos a entenderem também como levar alguma informação até o síndico, entendo em quais ocasiões devem ou não optar por um meio ou outro.
Separando o que é urgente do que não é, então poderemos seguir com os formatos como esses abaixo:
Assuntos não urgentes
Com os assuntos menos urgentes, o síndico pode estabelecer os seguintes meios para a comunicação:
- Livros de ocorrências;
- Caixa de sugestão;
- E-mails;
- Quadro de avisos;
- Fórum de discussão;
- Blog;
- Site do Condomínio.
Meios mais atuais e dinâmicos como o blog, site do condomínio e fórum de discussão, permitem que o morador encontre conteúdos que o ajude a tirar dúvidas sobre diversos assuntos menos urgentes sem precisar procurar pelo síndico de imediato, deixando a comunicação mais dinâmica.
No blog, por exemplo, o síndico pode pontuar assuntos que são mais tratados, como dúvidas frequentes, e assim o morador já tira suas dúvidas antes mesmo de pensar em procurar o síndico.
O síndico pode separar um período para as postagens no blog, site ou fórum (que inclusive por ser feito em grupos fechados no Facebook), e atualizá-lo uma vez a cada 15 dias ou uma vez por semana, dependendo da quantidade de informação e demanda. Ao ir reunindo informações relacionadas as dúvidas ou questionamentos que sejam comuns, o síndico pode preparar conteúdo que auxilie os moradores e facilite o acesso à informação.
Já no caso dos e-mails, livro de ocorrências e caixas de sugestões, é preciso que o síndico estabeleça um dia da semana e horário para não deixar que os conteúdos por lá acabem passando da “validade”, ou seja, fiquem esquecidos e passem a sensação ao morador de que não foi dada a devida atenção ao assunto. Como trata-se de algo não urgente, o morador já terá entendimento de que aquilo não será atendido de prontidão, mesmo assim é necessário que tenha resposta.
Por isso vale a pena deixar prazos estipulados para a resposta desses itens e que esse prazo seja compartilhado com todos.
Assuntos urgentes
Já com os assuntos urgentes é preciso ter um pouco mais de atenção e cuidado, principalmente ao estabelecer os meios para realizar o contato, sempre deixando bem claro o que é considerado urgente.
Os meios que sugerimos podem ser:
- Interfone;
- Telefones (e aqui varia de síndico para síndico, informar números como celular pessoal ou Whatsapp).
Deixando claro aos moradores e demais colaboradores do condomínio, o que deve ser considerado urgente, como roubos, acidentes e incêndios, é possível deixar mais restrito a comunicação por esses meios, controlando moradores que queiram entrar em contato por qualquer motivo, a qualquer hora.
A comunicação, principalmente entre o síndico e os moradores e colaboradores do condomínio é superimportante para que a relação seja a mais profissional e produtiva possível para todos. Por isso, começar estabelecendo esses pontos é extremamente importante!
